如何分享一份 Google 試算表的不同資料範圍給不同人員個別查看？

這是我在進行 Google 辦公室工具、 Google 試算表相關課程時，最常被問到的問題之一。雖然 Google 雲端文件的共用協作很簡單，不過往往很多朋友想要一些更進階的權限控管：共享一份資料表給 A 和 B 時，讓 A 只能看到自己的資料範圍，「不要看到」 B 的資料範圍。例如下面這樣的情況。我負責管理一份工作總表（以 Google 試算表製作），可能是規劃各個分店的預算帳目表，可能是計劃每個團隊的專案工作表，我在工作總表統一編輯，想要即時共享給不同分店、不同團隊觀看。但是，我不能直接共享這份工作總表，因為 A 分店不能看到 B 分店的預算帳目，A 團隊也不需要看到 B 團隊的計畫。要怎麼做到：我只要編輯與管理一份工作總表，簡單又明確。不需要每次複製貼上、重複剪貼資料、花時間 mail...

1d

讓 Google 文件自製電子書有可跳轉目錄，也是長篇論文報告必備格式

之前寫了這篇另類應用：「把文章論文轉電子書，用 Google Play 圖書免費聽朗讀與筆記」，本來想說介紹一個我自己偶爾會用的特殊方法，沒想到還獲得不少的迴響，有些朋友覺得這個簡單方法也頗為實用。而其中也有朋友問到一個問題：「把論文、文章轉成電子書後，如何可以獲得像是正式電子書那樣的目錄快速跳轉功能？」其實說穿了很簡單，就是要用到 Word、 Google 文件一個非常非常基本的功能：「樣式標題」，也就是大中小層級的預設標題功能。雖然這個功能這麼簡單，但是即使到現在，我也常常接收到一些報告、文章的文件檔案時，發現對方不是利用「樣式標題」功能來快速設定標題層級，而是「手動自己排版」，以為會更漂亮，但其實更花時間，而且反而造成文件結構不清楚：想要建立標題與文章結構時，自己手動改字體、改大小，或是隨手的縮排，隨手加上一個項目清單，導致格式很隨興、前後不統一。如果報告文章一長，要建立目錄，或是用大綱快速跳轉，也都不容易。其實這時候，不如利用...

4d

[下班後時間管理]  實現年度目標前，原來這 5 個提升活力習慣這麼重要

以前覺得時間是可以擠出來、犧牲一些體力換來，但中年後、有了孩子後，發現不能再這樣做。在生活中，更優先的時間管理技巧，是關於提升活力的任務設計：生活中提升了活力，工作時也更有精力。而生活中如何提升活力，並非是休息或玩樂就可以，需要像是工作中如何完成工作一樣進行計畫，好好利用時間。放假不再懶洋洋，才可以完成許多充滿回憶的行動。有計劃的管理精力，提升活力，就能完成更需要活力的任務。自己的個人目標，也可以充分運用自己的時間去實現。最怕的是時間有了，卻沒有力氣去做。所以在如何實現更大的個人、工作目標前，或許：先養成提升活力的生活習慣。安排不需花太多時間卻可以提升活力的行動。才是下班後時間管理應該優先執行的。這篇文章，跟大家分享我多年實踐中，對自己幫助最大，但也不會太難，幾個提升活力的習慣任務設計。01....

2w

Flim 電影截圖 AI 搜尋圖庫，用場景關鍵字秒找 26 萬張電影圖片素材

製作簡報時，需要一個有意思的場景圖片，來傳達一個辦公室場景？一個勝利時刻？一個快樂的情境？這時候，如果能找到一張多數人也有看過的電影截圖，放入簡報中，可以引發更多共鳴。無論如何，電影的特定場景畫面，通常更加「戲劇性」，無論是在網路文章、影片剪輯，還是前面提到的簡報製作中，插入一張電影畫面，在以圖示意中，也帶有更多故事性。今天要分享的一個有趣的工具：「 Flim 」，就是一個電影截圖的搜尋引擎，除了他目前收藏了超過 26 萬張電影圖片的圖庫外，最有意思的一點是，他利用 AI 分析的技術，讓我們可以輸入各種物體、場景、表情的關鍵字，找到各種電影中的相應截圖。當然，「 Flim 」目前一定還遺漏了許多電影的場景截圖，其收錄的電影也以美國上映電影為主（但有非常多獨立製作電影的圖庫素材）。不過畢竟他有...

2w

為什麼我會避免在郵件、即時通，甚至待辦清單中直接完成工作？

什麼是在郵件、即時通，甚至待辦清單中直接處理工作？為什麼這樣的工作習慣可能有問題？根據郵件、即時通的通知順序處理工作，甚至變成自己主要的控制中心，反而打亂自己的工作節奏回信就以為處理完成，把執行過程，留在分散的郵件、即時通與待辦清單中只是把事情記在待辦清單，或是記在郵件、即時通，只是處理分散的雜事，缺乏目標視野的統整與拆解有郵件就處理回信，有訊息就解決回信，出現什麼雜事都記在待辦清單記住再說，事情很多時，我們總想趕快處理工作，但這時候其實遺留許多隱性問題：資訊破碎、分散，做下一步更花時間經驗遺忘，難以覆盤步驟細節混亂，時間無法花在重點上而這些「隱性問題」，其實延伸出了我們常見的時間管理「顯性問題」，可以說很多時間管理常見問題，都是因為我們一開始在處理郵件、即時通、待辦清單這些第一線執行工作的過程中，想要求快、省事而導致的問題：專注力不夠資訊細節破碎，當然無法快速專注投入任務。效率低，進度緩慢花很多時間在確認細節、找資料，當然緩慢。遺漏重點執行過的、確認過的細節很分散，之後要確認當然會遺漏。重複犯錯處理完成後無法回顧所有細節，下一次當然就無法更新改進。那麼我會怎麼做呢？這篇文章，統整我接收任務、整理任務、處理任務時的五個關鍵步驟。一，先...

2w

一鍵聆聽全世界， Radio Garden 快轉各國音樂、練習全球語言的免費工具

（2021/2）因為疫情在全世界的持續影響，各國之間的旅行仍然受到限制，而像是「 Radio Garden 」這樣的服務，在人們跨越隔閡的需求與想像下，最近一個月獲得了 1500 多萬用戶的使用，而這是過去他們平均每月用戶量的 7.5 倍。（參考：Listen to the world: Radio Garden app brings stations to millions in lockdown）「 Radio Garden 」是什麼樣的服務呢？其實這是一個老派的廣播電台工具，他收羅了全世界各地大量的網路廣播電台，而最大的特色是，利用一個「 3D 地球儀」介面，我們可以「快轉」到任何地區，立即收聽該地區的某個音樂電台、新聞電台。你或許對目前還無法前往旅遊的日本，想聽聽看該地的廣播來練習日文？你或許對還沒前往的義大利，想聽聽該地的音樂電台都在聽什麼歌曲，感受歐式風情？在「...

2w

全球大學課程最熱門書籍檢索系統，人類知識百萬本經典著作地圖

文學、歷史、哲學、科學、教育、數學、醫學、商管、心理學、程式技術等等，人類累積幾千年的知識，無數的書籍文本，難怪說學海無涯，一個人是絕對無法涉獵全部的知識，但如果想要入門，最經典的書籍是哪幾本呢？也許，從全球大學開設的課程中，統計看看各學科最常被選擇的教科書，又或者有哪些特殊學門的參考書選擇，那麼我們可以獲得人類知識相對具有共識的經典學習地圖。而這樣的檢索系統，對於真的要鑽研某主題的研究者與學生，或是要準備大學課程參考資料的教授，應該也很有幫助。因為今天要介紹的這個全球大學課程熱門教科書、參考書檢索系統：「 The Open Syllabus Project 」，從全世界 700 萬門以上的大學課程（包含台灣的許多大學課程），整理了超過 100 萬本課程中運用的書籍，統計使用頻率，成為很有意思的排名檢索系統。而且其中的「...

3w

Trello 新型態連結卡片免費版也能用，整合 YouTube、 Google Drive、鏡像卡片

專案管理工具 Trello ，這幾天推出了大量更新，除了在商業版中提供甘特圖、行事曆、表格等不同檢視模式外，也為免費版的用戶推出了「新型態連結卡片」的新功能。什麼是「新型態連結卡片」呢？主要的目的是「減少打開網頁、減少切換分頁、減少進入卡片等瑣碎的操作步驟」，他可以解決三大問題：最上層卡片就可以直接預覽 YouTube、 Google 文件內容，還支援 30 多種以上雲端服務的預覽。可以把其他專案看板，直接變成一張預覽卡片，快速點擊就可以開啟。（即將推出）可以把其他看板中的卡片，鏡像到看板中，變成可直接操作的卡片。在 Trello 看板中，我們可能用來拆解專案流程、用來規劃旅行、用來理財規劃：Trello 拆解專案 7 個步驟教學，把目標規劃到容易高效率執行如何用 Trello 規劃自助旅行？我的...

3w

5 個翻轉行事曆用法的高效率思維，我多年累積的管理日曆實踐

行事曆是大家都需要的簡單工具，只是如果要記錄會議時間，如何安排可以讓會議更有效率？如果要處理待辦事項，如何讓行事曆的安排是有效的，而不是變成壓力日曆？除了行事曆的特殊工具功能外，這篇文章，想要分享的是行事曆的通用管理策略。這些管理策略是我多年實踐、修正後累積的方法，當然沒有一種策略可以適合所有人，但是或許可以從這些真實經驗中，提供大家 5 個有效的思維參考。一，任務管理思維問題點：行事曆作為規劃時間的工具，把要做的事情，以時間為單位安排到行事曆上，這是大家都會做的。但很多時候這樣做之後，反而行事曆變得很瑣碎、很有壓力，上面充滿了幾點幾分要做什麼事情的清單，結果大多數都無法如期達成。於是慢慢的，行事曆變成一個好看但不會照著做的時間表。問題在於，不是所有事情，都能直接以安排時間的角度做規劃。所謂時間管理，真正重要的往往也不是安排時間。解決問題：所以行事曆管理的第一步，是建立「任務管理思維」，所謂要做的事情，基本上可以區分為兩大類：有明確發生時間、結束時間的「事件」，例如答應的會議、活動，明確的行程。必須採取行動逐步推進的「任務」。例如寫報告、整理報表、企劃產品。「事件」我們可以直接根據答應的時間，安排到行事曆上，目的是記住與提醒，並且明確...

3w

最強大筆記 App 哪裡找？用這個線上資料庫分析數百種功能，比較你的最佳選擇

很多讀者、學員會詢問我，哪一款筆記工具、軟體是我最推薦、最好用、最強大的？而我一如既往地回答都是先反問一個問題：「你認為自己最需要解決的筆記類問題是什麼？」其實我知道這個問題並不容易回答，因為需要了解自己需要什麼樣的資料記錄系統、時間管理系統，甚至還需要有完整的系統方法論，才有可能準確地回答這個問題。所以通常一開始，我們會先從一些簡單的筆記問題出發，例如我很需要紙張掃描與註記的功能，例如我非常需要表格管理數據，例如我非常需要搜尋資料碎片等等。總之，先抓出起碼一個自己「日常生活、工作中最常發生的筆記小問題」，試試看能夠解決這個問題的筆記工具，如果用得順手，慢慢根據這個工具建立系統。這時候，這個筆記 App 對你來說，就是最強大的筆記工具了。而如果要廣泛的推薦，目前大概是 Evernote、 Notion、...

4w