Notion 專案管理法，用資料庫還是分層頁面？ 3 種實際應用案例解析

Notion 彈性的功能，可以讓專案、任務管理擁有不同的選擇，但選擇一多，也可能造成我們不知道如何選擇，或是反而要花更多時間去設計整理。這篇文章，來談談 Notion 的專案管理、任務整理的技巧，看看哪一種方法更適合你的需求。案例一，在資料量太大時，利用分層頁面收納一開始使用 Notion 時，可以發現他能夠在一個頁面（ Page ）內，插入下一層頁面（ Page ），再插入下下一層頁面（ Page ），如果用來做整理，「分層頁面」能夠很容易的做出不雜亂、層次分明的整理結構。例如下圖，是 Notion 官方說明與教學資料庫的整理方式，第一層是目錄，安排好章節主題，列出所有教學單元，每一篇獨立教學是下一層頁面。立即可見的優點是：這樣的結構非常清晰易讀資料不會混亂我只要一層一層點開需要的頁面，就能找到我需要的資料用在資料結構非常穩定，也有確定邏輯的情況下，這樣的分層頁面結構，整理起來不需要花太多心力去管理，看起來效果也很好。但也正是因為上述例子是「說明書」，資料的分類邏輯很明確，所以這樣的分層頁面結構沒有問題。如果來到真實的專案、任務管理，就會發現有些缺點開始浮現：如果任務用分層頁面，看不出當下最需要、最重要的任務在哪裡？變成一長串固定排...

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只需準備一本空白筆記本，讓年度計畫有效實現

這篇文章源自於最近常被問到的一個問題。接近年底，上時間管理相關課程時，總有學員問我，有沒有推薦什麼年度計畫的格式？當然，各式各樣的計畫格式是有的，但為什麼對有些人有效？對有些人無效呢？要做好年度計畫，其實只要一本空白筆記本就足夠了。在設計出任何時間表、看板、表格清單之前，其實年度計畫的本質，不外乎是：對於要解決什麼問題的思考對於要採取什麼方法（去解決問題）的拆解對於（解決問題）實踐過程的紀錄與修正而要掌握這些年度計畫的本質，其實可能連行事曆都還不需要，只要一頁一頁的空白筆記頁即可。或者說，一頁一頁的空白筆記頁，方便修改與調整，更適合年度計畫的本質。反而一開始如果太想做出漂亮的計畫格式，畫出漂亮時間軸、定義看似厲害的分類與提醒，很有可能最後就是一個好看的計畫，卻不一定是能夠推進的計畫。年度計畫，是一個問題意識的醞釀、測試與修正以前寫文章談到年度計畫，免不了會涉及怎麼做計畫，似乎計畫做得夠好，年度目標就能實現。於是年度計畫變成好像我需要在年底的這一刻，決定明年一整年的計畫一樣。但一個有效的新年目標，很可能只是需要把握住一個問題意識，讓這個問題意識在心中持續醞釀，在執行中保持測試，並不斷修正。有效的年度目標，其實是對要解決什麼問題的反覆思考...

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Google 試算表儲存格變身進度條，追蹤任務完成度、習慣養成、記帳預算

上週整理了最近在企業內訓課程中分享的：「Google 試算表 13 個效率翻倍的表格整理工作技巧」，有讀者來信問了一個她的需求：「我用 Google 試算表整理許多正在進行中的任務，想要用一個簡單、易看的方式，在儲存格中，畫出每一個任務目前的完成度進度條，可以做到嗎？」這個需求，在 Google 試算表中可以利用「 SPARKLINE 」這個函式來設計完成。「 SPARKLINE 」的用途，是在儲存格中自動繪製折線圖、直條圖、進度條。而上述的專案進度條需求，就可以利用這個函式運算中的「"charttype","bar"」圖表類型來完成。接下來我簡單製作了三種案例：任務完成進度條、習慣養成達成率、每月預算／花費比例，來看看「 SPARKLINE 」中的「"charttype","bar"」，在儲存格中自動產生進度條，可以如何利用。（你可以複製我的案例範本：Google...

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Google 試算表 13 個效率翻倍的表格整理工作技巧

最近因為企業內訓的需求，上了幾堂「 Google 試算表效率翻倍工作術」的課程，主要是帶大家練習在 Google 試算表中可以利用哪些功能，建立一套更高效率的表格整理、工作管理流程。其實， Google 試算表大多數的關鍵功能，和 Excel 並沒有太大不同，像是樞紐分析、巨集、大多數函式，熟悉 Excel 的朋友也能在 Google 試算表中使用，只是操作方式或功能名稱稍有不同。但是雲端協作的特性，也可以增加串聯不同資料時的方便性。既然已經為企業課程研究了常用的 Google 試算表功能與應用，就順便把我在電腦玩物寫過的相關教學，整理成一篇簡單目錄，也分享給各位讀者。2020/11/30 追加新技巧：Google 試算表儲存格變身進度條，追蹤任務完成度、習慣養成、記帳預算一，避免協作出錯，善用「保護儲存格」Google...

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Screenity 教學影片錄影 Chrome 套件，完全免費、開源又有豐富功能

這麼多年來，如果我要快速錄製操作教學影片，最常使用的工具依然是：「Screencastify」，這是一款 Chrome 套件，付費後可開啟完整功能，包含了像是繪製註解、結合教學者前鏡頭影像等等，是我之前覺得最好用的教學影片錄製工具選擇。不過最近推出了一款全新的教學影片錄製工具：「 Screenity 」，也是一款 Chrome 套件，引起了我的注意。因為這款工具的開發者，製作出一份以 Chrome 套件為基礎的螢幕錄影、教學影片工具比較表「Comparison of Chrome Screen Recorders」，比較每款套件的功能，證明自己開發的「 Screenity 」是目前功能、特色最多的選擇。（我愛用的「Screencastify」雖名列前茅，但在這份比較表中，當然也輸給「 Screenity...

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3W 資料收集法：整理我的資料庫、知識庫，不要變成垃圾場

從稍後閱讀到各種筆記、資料庫服務，可以儲存各種「感覺有用資料」的工具是很多的，但是很多工具用久了，資料愈來愈龐大，但卻開始感覺工具愈來愈難用：稍後閱讀儲存了一堆永遠不讀？剪貼網頁收集了一堆從沒使用？筆記日誌整理了卻還是難以找到？我自己早期使用這類工具，也會有這樣的問題，後來逐步修正自己的整理方法，到了現在，可以建立起一個「大量收集但用得到，簡單整理但找得到」的使用邏輯。這個方法如果跳脫特定數位工具的功能，可以歸納成「3W資料收集法」，是我在收集任何類型資料時，一定會做的三大關鍵步驟。Why 明確設定使用目的：如果隨便亂收集資料，那麼資料庫就會充滿無用但干擾的資料。但如果沒有當下收集，很多資料卻又會很難再找回來。於是問題在於：「如何判斷自己什麼時候需要收集這份資料呢？」第一個關鍵步驟是： Why...

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Google Meet  分組討論室強大易用，可自訂計時器與請求協助

對於遠距教學、遠距會議來說，很難但又很需要實現的一個現場功能，就是「分組討論」，因為原本在大多數遠距視訊軟體中，內建這項「分組討論」功能的工具並不多。不過，需求也會造就功能的誕生，原本很陽春的 Google Meet ，也在今年趨勢下，推出許多新功能，而最新開放的功能就是「分組討論室（breakout rooms）」。嚴格來說，「分組討論室（breakout rooms）」在 Google Meet 推出已經有一對時間，但之前只開放給 G Suite Enterprise for Education 的用戶。但從今天開始，其他付費的 Google Workspace、 G Suite 用戶也都可以使用此項功能，包含：Workspace EssentialsWorkspace Business...

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我的最新線上課：「高效能職場筆記法」推出，打造屬於你的工作筆記

你曾經被交辦任務，在筆記寫下任務名稱後，接下來完全不知道如何拆解嗎？你曾經寫了一大堆待辦清單，工作還是一團混亂，常常被說搞不清楚優先次序嗎？你曾經辛苦完成一個任務，交付給老闆客戶後，反而被說任務做得一蹋糊塗嗎？你曾經面對許多困難任務，壓力很大卻又完全不知道如何開始嗎？你曾經在會議中，來不及記筆記？記了一堆混亂筆記？最後感覺任務還是模糊不清嗎？你曾經要寫企劃筆記，看著空白筆記頁，卻一個字都寫不出來嗎？你曾經覺得筆記本上東記一點、西記一點，最後不知道如何整理筆記本嗎？你曾經覺得自己記了一大堆筆記內容，最後真正用到的卻很少？還常常找不到或遺漏嗎？上述問題，就是我最新的這堂「高效能職場筆記法」線上課程，要解決的問題。在這個 2021 年即將開始的時機，有最優惠的價格，以及最特別的回餽贈禮，透過這堂「高效能職場筆記法」（點擊連結，查看課程頁面），希望我們能一起來精研一套提升效率、解決問題的職場筆記系統。第一堂針對職場筆記，把混亂任務轉化成有價值行動的線上課：有許多朋友會跟我的課，上了我的「時間管理課程」、「...

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[下班後時間管理] 發現看不見的隱性拖延，與 3 個破解方法

Business photo created by cookie_studio - www.freepik.com工作上被交付的任務、目標如果拖延了，雖然會有些焦慮，但這些拖延看得見，我們很明顯知道自己在拖延：可能是事情有困難，我們害怕失敗、沒信心、不確定自己是否做得好，所以開始拖延，也可能這件事情不喜歡、沒動力，所以開始拖延。也有些事情覺得可以拖延，當然能拖就拖，因為不知道不能再拖延。這些是看得見的拖延，知道自己在拖延什麼事情，起碼還有壓力，問題還好解決。要解決這類拖延，可以參考：「克服拖延不靠意志力，你需要這三個簡單可行技巧」。但是下班後、生活中，有些拖延看不見，不知不覺拖延的影響，卻比看得見的拖延更可怕。例如找不到目標，沒有人逼我開始，連可以有拖延壓力的事情都沒有，但時間依然不留情面的往前奔逝。或是有些夢想、興趣，覺得下班後總是沒有時間去做，但不知不覺人生已經過了大半。也可能拖延的是時間本身，在快速流逝的時間中，什麼都沒做，最後拖延了可以開始做些什麼的時間。看不見的隱性拖延，在沒有感覺中，侵蝕人生中的大多數時間，更吞食了那些下班後我們其實可以自我實現的時間。01. 把日常問題目標化現象與我們的慣性行動：當沒有老闆、客戶給我們工作...

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Notion Timeline 時間軸功能，繪製專案進度甘特圖的 11 個技巧

當我們規劃一個專案的過程中，除了拆解出要執行的大大小小任務外，也想要在「一個時間軸」上，排出這些「任務需要的時間資源」，以及「什麼時候開始、什麼時候交付」的進度。這時候，可能除了單純的待辦清單，還會動用簡單或複雜的甘特圖工具來繪製進度圖表。而現在 Notion 這個專案、筆記、資料庫管理工具，也推出了屬於他的甘特圖功能。當然， Notion 上的甘特圖功能目前還是很簡單的版本，主要用來規劃時間進度，至於其他資源分配、任務依存關係等管理尚無法解決。所以 Notion 也將這個功能稱呼為「 Timeline 」，符合其目前功能的設定，主要是幫我們畫出專案中大大小小任務的時間進度圖。今天這篇文章，就來拆解一下 Notion Timeline 有哪些功能、技巧可以運用，可以用在什麼樣的案例上。01....

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