在遠距會議中多人同步協作畫流程圖的 3 種免費工具快速上手教學

遠距開會、視訊會議的當下，雖然可以在鏡頭前面對面的溝通，可是討論的內容如果沒有「當下」落地生根、「事後」留下文件記錄，那麼會議後可能覺得花了很長時間、聽了很多內容，但許多工作還是要從頭做起。如果是在實體會議室現場，或許我們有一塊大白板，或是有紙筆，可以一邊討論一邊白紙黑字把討論出的流程畫出來。而在視訊會議的現場，雖然有些視訊軟體可能提供了白板工具，但更重要的是有沒有辦法：像是面對面會議那樣，一起把討論出的流程白紙黑字畫下來，並且會議當下就產出結果、留下記錄。之前我在電腦玩物中，當然介紹過一些可多人協作的專業白板流程圖工具，例如：Miro 遠距工作開視覺會議的免費強大白板，專案圖解實例教學FigJam 線上白板高效率討論流程圖，來自熱門設計協作工具 Figma不過如果我們的需求沒有那麼複雜，希望使用免費的工具，那麼今天這篇文章，就來整理比較好上手，甚至沒用過的朋友也能在第一次會議現場搞懂如何使用的...

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Gmail 開啟 Google Chat 工作聊天室教學，整合文件協作與待辦清單

2020 年的時候， Google 推出了 Google Workspace 的整合計畫，除了新的付費模式外，還希望能將 Google 系統的各種工作工具進行「整合」，讓 Gmail、 Google 雲端硬碟、 Google Meet、 Google 日曆、 Google Tasks 真正進入一個統一的工作空間，更方便使用，更方便協作。這一年來陸陸續續有些整合功能推出，不過大多數適用在企業版的 Google Workspace 帳戶中。直到現在， Google 宣布將要讓 Workspace 的更多整合功能開放給一般 Google 帳號使用者使用。例如相關進階功能：「Google 文件朝 Notion 進化，推出 smart canvas 7 種筆記資料協作功能」，另外一個無論是企業版 Google...

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[下班後時間管理] 睡眠時間的 5 個微調技巧，練習睡得更好

下班後時間管理的系列文章寫了很多篇，大多數在講如何利用在家時間推進目標，但其實下班後有一個重要且不可撼動的時間需求，那就是：什麼都不要做，只管好好睡覺。有時候我們因為想要做更多事情，於是反而睡不好，一旦睡不好也就會睡不夠，結果白天缺乏精力去推動目標、無法運轉腦袋去解決問題。到了晚上，發現自己今日還有許多讓人焦慮的未解決煩惱，於是再次陷入想要做更多事情、睡不好覺的惡性循環。走出這個循環，讓自己放下，好好睡一個覺，其實也是值得練習的下班後時間管理技巧。今天這篇文章，就跟大家分享幾個具體可行的練習技巧。01. 記錄觀察自己身體的客觀反應：現象與我們的慣性行動：時間管理很多時候不是意志的戰爭，而是科學的辯證。當我們覺得自己是因為缺乏意志力、缺乏動力、缺乏熱情所以做得不好，其實這時候往往只是因為某個很簡單的、可以觀測的科學原因造成的影響結果。有些時候強制要求自己早起，或是強制要求自己幾點睡覺，但只憑做好計畫的意志力，反而達不到真正想要的時間管理效果，更可能適得其反。（延伸閱讀：如何練習自律？不是用犧牲、克制與紀律，而是確認我想要）可以採取的改善行動：例如晚上翻來覆去睡不著，想要強迫自己睡反而效果更差，想要起來做點事情結果更晚睡，長期下來，覺得自...

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IPEVO Annotator 簡報上課專用免費畫筆軟體，視訊課程、教學錄影利器

在簡報時想要快速在圖片、投影片、文件報告上畫註重點內容，但沒有方便自由的註解工具？有些視訊軟體在分享螢幕時就能使用畫筆白板解說，但也有些免費受歡迎的視訊軟體可能還不具備螢幕畫筆功能，例如目前很多人使用的 Google Meet。或者單純錄製電腦操作教學影片時，如果錄影軟體本身沒有設計畫筆功能，就需要使用另外的畫筆工具來製作更清楚的解說。之前曾經介紹過 ZoomIt ，今天要分享另外一款強大的螢幕畫筆與白板軟體：「 IPEVO Annotator 」，乍看之下是常見的畫筆、白板工具，但仔細研究會發現許多針對「教學現場」的貼心設計功能，這是他值得一試的最大原因。想要試試看的朋友，可以到「 IPEVO Annotator 」官方網站下載中文版免費軟體，支援 Mac 與 Windows 系統。這款免費軟體其實來自台灣品牌愛比科技，他們主要經營的是教學、會議時需要的實物投影機器，而作為上述需求的輔助工具，「...

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Koalendar 免費易用讓學生客戶預約你的 Google 日曆與 Meet 視訊

如果你常常需要讓他人預約你的行事曆時間，例如老師要讓學生預約面談的時間，當面對的預約人數比較多時，或許我們就需要一個更快速建立行程的預約工具。如果以 Google 日曆來說，之前在電腦玩物已經介紹過幾款選擇：利用 Google 日曆製作預約行事曆網站，完整步驟圖解教學（Google Workspace 日曆內建功能）YouCanBook me 讓顧客學生在你的 Google 日曆預約諮詢時間（第三方工具）Google 日曆共用防誤改他人行程：會議室預約與團隊專案必學今天這篇文章，再介紹另一款免費易用的第三方工具：「 Koalendar 」，可以連結我們的 Google 日曆，輕鬆建立可讓他人預約指定時段，且可避免重複預約的自動安排行程流程。「 Koalendar 」免費版可以做到：和 Google...

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宅在家工作與生活如何平衡的時間管理，試試看這 9 個小技巧

這段疫情期間，如果你也身處長期在家工作與生活的情況，那麼或許在時間管理上需要一些調整來適應。因為在家工作與生活的場域改變了，原本工作有公司安排好的作息與任務，外出旅遊有行程活動可忙碌，但宅在家裡時：沒有（不一定有）專門用來處理工作或休閒的空間。在家的時間、空間反而更需要跟人（家人）共用。在家的空間與時間之前並不一定習慣如何為其創造成就與樂趣。自己需要掌控的時間更多，但我們不一定習慣如何操控。可以如何設計在家任務，讓時間不只是打發掉。如何能夠有效地拒絕干擾來處理工作，但也不要都被工作佔滿，更能好好利用時間創造在家生活的價值，平衡各種不同情境的時間利用呢？今天這篇文章，跟大家分享在家工作與生活如何平衡的時間管理技巧，幫助大家解決下面這些問題。在家玩手機、上網；看電視等分心與時間浪費問題：以前比較少時間在家，週末可以規劃外出活動，於是在家時很可能就是習慣賴在沙發看電視或滑手機，但當長時間在家如果還維持這個習慣，時間就會變得浪費。另外，我們可能也沒有仔細想過在家中生活如何也能創造有動力、有樂趣的目標。在家空間與時間的規劃，工作生活之間專注、平衡的問題：當沒有什麼辦法進行太多外出的活動，可能要在小小空間的家中，和自己，或是和家人長時間共處，又要...

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把中文網頁文章變成 Podcast 節目聆聽，兩款免費工具推薦

之前介紹過一款把網頁文章轉成類似 Podcast 節目的工具：「Podcastle 稍後閱讀英文文章自動轉成 Podcast ，最自然 AI 人聲」，最近獲得不少詢問，主要是那款工具只支援英文文章的語音轉換，而很多讀者在這段在家工作的時間，想要把更多自己想讀的中文新聞、中文網頁文章轉成類似 Podcast 節目的語音，讓自己可以在背景聆聽。在台灣 Podcast 節目愈來愈熱門的現在，除了專人製作的 Podcast ，聽習慣語音內容後，透過電腦把自己喜歡的、想讀的網頁新聞、文章，轉換成可以在電腦背景直接聆聽的內容，似乎也變成一種愈來愈多人想要的需求。之前在電腦玩物中，其實也介紹過幾款類似工具，這篇文章就來快速測試整理一下，看看有沒有什麼適合的選擇。一， Read Aloud 免費的 Chrome...

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Evernote 10.15 推出最適合任務筆記邏輯的「待辦清單管理」全新功能！

2020 下半年 Evernote 推出了全新的 10.0 版本，最大的改變是讓電腦軟體、行動裝置 App、不同系統擁有一致的、有彈性的、更好更新的資料庫與介面。但是新版本推出時有許多的 BUG ，效能的問題，也有許多功能被暫時移除，所以這半年多來， Evernote 大概每隔兩到三週就會推出一個新版本，主要都在改進上述的問題。（可參考我去年撰寫，有持續更新的這篇文章：[隨時更新] Evernote 推出 Windows、 Mac 重大新版，建議先追蹤我的測試）雖然這段時間裡，我持續測試並撰寫了一系列 Evernote 轉移到 Notion 的教學文章：「從 Evernote 筆記轉移到 Notion 教學：使用習慣相對無痛匯入」，不過畢竟我已經使用 Evernote 超過 13 年以上的時間（十三年是他雲端化之後開始計算，更之前他還是單機軟體時也已經使用好幾年），加上...

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CoScreen 革命性遠距協作、共用螢幕軟體，免費下載實測教學

「 CoScreen 」是一款頗為創新的遠距協同合作軟體，可以讓多人團隊同步編輯、控制多台電腦中的多個「軟體視窗內容」。即使該款軟體沒有多人同步編輯的功能，例如單機設計軟體、程式碼軟體、某些文書筆記軟體等等，也可以透過簡單的步驟，完成遠端共用協作。乍看之下「 CoScreen 」和現在遠距工作需要的「遠端桌面軟體」有點類似，讓他人可以遠端控制自己電腦中的某些內容，但也有四大不同點：要由擁有者主動分享，不能反過來遠程控制，確保安全。可以同時多人控制某一個、多個軟體視窗，解決即時協作的問題。多人之間可以同一時間相互共用不同電腦的不同軟體視窗操作。不需要一次開放整台電腦的控制權，只要開放需要協助的單一軟體視窗即可。某些「專業視訊軟體」在視訊會議時也有螢幕分享功能，但「 CoScreen 」的不同點在於：不只可以共用單一視窗畫面，還可讓其他人一起控制該視窗，並且步驟更簡單。（某些視訊軟體也有類似功能）多人可以相互共用多個不同軟體視窗，一起編輯與操作。也有結合簡單的視訊、語音通訊功能。當多個人需要針對某一份文件簡報、某一張設計圖稿、某一段影片編輯、某一處程式碼編修進行討論，但是大家不在同一個辦公室，沒辦法直接走到電腦前面對面討論，那麼「...

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Google Meet 全自動點名，視訊上課、遠距會議最簡單建立出席名單

兩個禮拜以來，許多公司、學校改成遠距會議、視訊教學的方式，無論是公司內比較大型會議的主持人，或是執行遠距課程的班級老師，除了解決視訊軟體的問題外，有時候也希望在比較多人的視訊後可以有一份出席名單，方便點名看看誰有或沒有出席？以及追蹤有哪些人中途離開？當然，有些專業、付費的遠距視訊工具就會內建這樣的「出席記錄」功能，例如最進階版本的 Google Meet （Google Meet 針對遠距教學推出 13 個新功能，開始陸續更新）。不過對於使用免費版或一般教育版 Google Meet 的朋友，就不一定有內建這樣的建立出席名單功能。今天這篇文章，要介紹的就是一款叫做：「 Google Meet Attendance List 」的 Chrome 擴充套件，他非常的簡單易用，完全不需設定，就能在視訊課程、會議結束後，全自動的建立一份可以掌握每個人出席時間的出席名單記錄表。其實有兩款名稱很類似的外掛，都可以建立...

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