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esor huang(異塵行者):一切在我電腦上發生的事,都將在此留下紀錄

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在遠距會議中多人同步協作畫流程圖的 3 種免費工具快速上手教學

遠距開會、視訊會議的當下,雖然可以在鏡頭前面對面的溝通,可是討論的內容如果沒有「當下」落地生根、「事後」留下文件記錄,那麼會議後可能覺得花了很長時間、聽了很多內容,但許多工作還是要從頭做起。如果是在實體會議室現場,或許我們有一塊大白板,或是有紙筆,可以一邊討論一邊白紙黑字把討論出的流程畫出來。而在視訊會議的現場,雖然有些視訊軟體可能提供了白板工具,但更重要的是有沒有辦法:像是面對面會議那樣,一起把討論出的流程白紙黑字畫下來,並且會議當下就產出結果、留下記錄。之前我在電腦玩物中,當然介紹過一些可多人協作的專業白板流程圖工具,例如:Miro 遠距工作開視覺會議的免費強大白板,專案圖解實例教學FigJam 線上白板高效率討論流程圖,來自熱門設計協作工具 Figma不過如果我們的需求沒有那麼複雜,希望使用免費的工具,那麼今天這篇文章,就來整理比較好上手,甚至沒用過的朋友也能在第一次會議現場搞懂如何使用的...

Gmail 開啟 Google Chat 工作聊天室教學,整合文件協作與待辦清單

2020 年的時候, Google 推出了 Google Workspace 的整合計畫,除了新的付費模式外,還希望能將 Google 系統的各種工作工具進行「整合」,讓 Gmail、 Google 雲端硬碟、 Google Meet、 Google 日曆、 Google Tasks 真正進入一個統一的工作空間,更方便使用,更方便協作。這一年來陸陸續續有些整合功能推出,不過大多數適用在企業版的 Google Workspace 帳戶中。直到現在, Google 宣布將要讓 Workspace 的更多整合功能開放給一般 Google 帳號使用者使用。例如相關進階功能:「Google 文件朝 Notion 進化,推出 smart canvas 7 種筆記資料協作功能」,另外一個無論是企業版 Google...

[下班後時間管理] 睡眠時間的 5 個微調技巧,練習睡得更好

下班後時間管理的系列文章寫了很多篇,大多數在講如何利用在家時間推進目標,但其實下班後有一個重要且不可撼動的時間需求,那就是:什麼都不要做,只管好好睡覺。有時候我們因為想要做更多事情,於是反而睡不好,一旦睡不好也就會睡不夠,結果白天缺乏精力去推動目標、無法運轉腦袋去解決問題。到了晚上,發現自己今日還有許多讓人焦慮的未解決煩惱,於是再次陷入想要做更多事情、睡不好覺的惡性循環。走出這個循環,讓自己放下,好好睡一個覺,其實也是值得練習的下班後時間管理技巧。今天這篇文章,就跟大家分享幾個具體可行的練習技巧。01. 記錄觀察自己身體的客觀反應:現象與我們的慣性行動:時間管理很多時候不是意志的戰爭,而是科學的辯證。當我們覺得自己是因為缺乏意志力、缺乏動力、缺乏熱情所以做得不好,其實這時候往往只是因為某個很簡單的、可以觀測的科學原因造成的影響結果。有些時候強制要求自己早起,或是強制要求自己幾點睡覺,但只憑做好計畫的意志力,反而達不到真正想要的時間管理效果,更可能適得其反。(延伸閱讀:如何練習自律?不是用犧牲、克制與紀律,而是確認我想要)可以採取的改善行動:例如晚上翻來覆去睡不著,想要強迫自己睡反而效果更差,想要起來做點事情結果更晚睡,長期下來,覺得自...

IPEVO Annotator 簡報上課專用免費畫筆軟體,視訊課程、教學錄影利器

在簡報時想要快速在圖片、投影片、文件報告上畫註重點內容,但沒有方便自由的註解工具?有些視訊軟體在分享螢幕時就能使用畫筆白板解說,但也有些免費受歡迎的視訊軟體可能還不具備螢幕畫筆功能,例如目前很多人使用的 Google Meet。或者單純錄製電腦操作教學影片時,如果錄影軟體本身沒有設計畫筆功能,就需要使用另外的畫筆工具來製作更清楚的解說。之前曾經介紹過 ZoomIt ,今天要分享另外一款強大的螢幕畫筆與白板軟體:「 IPEVO Annotator 」,乍看之下是常見的畫筆、白板工具,但仔細研究會發現許多針對「教學現場」的貼心設計功能,這是他值得一試的最大原因。想要試試看的朋友,可以到「 IPEVO Annotator 」官方網站下載中文版免費軟體,支援 Mac 與 Windows 系統。這款免費軟體其實來自台灣品牌愛比科技,他們主要經營的是教學、會議時需要的實物投影機器,而作為上述需求的輔助工具,「...

Koalendar 免費易用讓學生客戶預約你的 Google 日曆與 Meet 視訊

如果你常常需要讓他人預約你的行事曆時間,例如老師要讓學生預約面談的時間,當面對的預約人數比較多時,或許我們就需要一個更快速建立行程的預約工具。如果以 Google 日曆來說,之前在電腦玩物已經介紹過幾款選擇:利用 Google 日曆製作預約行事曆網站,完整步驟圖解教學(Google Workspace 日曆內建功能)YouCanBook me 讓顧客學生在你的 Google 日曆預約諮詢時間(第三方工具)Google 日曆共用防誤改他人行程:會議室預約與團隊專案必學今天這篇文章,再介紹另一款免費易用的第三方工具:「 Koalendar 」,可以連結我們的 Google 日曆,輕鬆建立可讓他人預約指定時段,且可避免重複預約的自動安排行程流程。「 Koalendar 」免費版可以做到:和 Google...

宅在家工作與生活如何平衡的時間管理,試試看這 9 個小技巧

這段疫情期間,如果你也身處長期在家工作與生活的情況,那麼或許在時間管理上需要一些調整來適應。因為在家工作與生活的場域改變了,原本工作有公司安排好的作息與任務,外出旅遊有行程活動可忙碌,但宅在家裡時:沒有(不一定有)專門用來處理工作或休閒的空間。在家的時間、空間反而更需要跟人(家人)共用。在家的空間與時間之前並不一定習慣如何為其創造成就與樂趣。自己需要掌控的時間更多,但我們不一定習慣如何操控。可以如何設計在家任務,讓時間不只是打發掉。如何能夠有效地拒絕干擾來處理工作,但也不要都被工作佔滿,更能好好利用時間創造在家生活的價值,平衡各種不同情境的時間利用呢?今天這篇文章,跟大家分享在家工作與生活如何平衡的時間管理技巧,幫助大家解決下面這些問題。在家玩手機、上網;看電視等分心與時間浪費問題:以前比較少時間在家,週末可以規劃外出活動,於是在家時很可能就是習慣賴在沙發看電視或滑手機,但當長時間在家如果還維持這個習慣,時間就會變得浪費。另外,我們可能也沒有仔細想過在家中生活如何也能創造有動力、有樂趣的目標。在家空間與時間的規劃,工作生活之間專注、平衡的問題:當沒有什麼辦法進行太多外出的活動,可能要在小小空間的家中,和自己,或是和家人長時間共處,又要...

把中文網頁文章變成 Podcast 節目聆聽,兩款免費工具推薦

之前介紹過一款把網頁文章轉成類似 Podcast 節目的工具:「Podcastle 稍後閱讀英文文章自動轉成 Podcast ,最自然 AI 人聲」,最近獲得不少詢問,主要是那款工具只支援英文文章的語音轉換,而很多讀者在這段在家工作的時間,想要把更多自己想讀的中文新聞、中文網頁文章轉成類似 Podcast 節目的語音,讓自己可以在背景聆聽。在台灣 Podcast 節目愈來愈熱門的現在,除了專人製作的 Podcast ,聽習慣語音內容後,透過電腦把自己喜歡的、想讀的網頁新聞、文章,轉換成可以在電腦背景直接聆聽的內容,似乎也變成一種愈來愈多人想要的需求。之前在電腦玩物中,其實也介紹過幾款類似工具,這篇文章就來快速測試整理一下,看看有沒有什麼適合的選擇。一, Read Aloud 免費的 Chrome...

Evernote 10.15 推出最適合任務筆記邏輯的「待辦清單管理」全新功能!

2020 下半年 Evernote 推出了全新的 10.0 版本,最大的改變是讓電腦軟體、行動裝置 App、不同系統擁有一致的、有彈性的、更好更新的資料庫與介面。但是新版本推出時有許多的 BUG ,效能的問題,也有許多功能被暫時移除,所以這半年多來, Evernote 大概每隔兩到三週就會推出一個新版本,主要都在改進上述的問題。(可參考我去年撰寫,有持續更新的這篇文章:[隨時更新] Evernote 推出 Windows、 Mac 重大新版,建議先追蹤我的測試)雖然這段時間裡,我持續測試並撰寫了一系列 Evernote 轉移到 Notion 的教學文章:「從 Evernote 筆記轉移到 Notion 教學:使用習慣相對無痛匯入」,不過畢竟我已經使用 Evernote 超過 13 年以上的時間(十三年是他雲端化之後開始計算,更之前他還是單機軟體時也已經使用好幾年),加上...

CoScreen 革命性遠距協作、共用螢幕軟體,免費下載實測教學

「 CoScreen 」是一款頗為創新的遠距協同合作軟體,可以讓多人團隊同步編輯、控制多台電腦中的多個「軟體視窗內容」。即使該款軟體沒有多人同步編輯的功能,例如單機設計軟體、程式碼軟體、某些文書筆記軟體等等,也可以透過簡單的步驟,完成遠端共用協作。乍看之下「 CoScreen 」和現在遠距工作需要的「遠端桌面軟體」有點類似,讓他人可以遠端控制自己電腦中的某些內容,但也有四大不同點:要由擁有者主動分享,不能反過來遠程控制,確保安全。可以同時多人控制某一個、多個軟體視窗,解決即時協作的問題。多人之間可以同一時間相互共用不同電腦的不同軟體視窗操作。不需要一次開放整台電腦的控制權,只要開放需要協助的單一軟體視窗即可。某些「專業視訊軟體」在視訊會議時也有螢幕分享功能,但「 CoScreen 」的不同點在於:不只可以共用單一視窗畫面,還可讓其他人一起控制該視窗,並且步驟更簡單。(某些視訊軟體也有類似功能)多人可以相互共用多個不同軟體視窗,一起編輯與操作。也有結合簡單的視訊、語音通訊功能。當多個人需要針對某一份文件簡報、某一張設計圖稿、某一段影片編輯、某一處程式碼編修進行討論,但是大家不在同一個辦公室,沒辦法直接走到電腦前面對面討論,那麼「...

Google Meet 全自動點名,視訊上課、遠距會議最簡單建立出席名單

兩個禮拜以來,許多公司、學校改成遠距會議、視訊教學的方式,無論是公司內比較大型會議的主持人,或是執行遠距課程的班級老師,除了解決視訊軟體的問題外,有時候也希望在比較多人的視訊後可以有一份出席名單,方便點名看看誰有或沒有出席?以及追蹤有哪些人中途離開?當然,有些專業、付費的遠距視訊工具就會內建這樣的「出席記錄」功能,例如最進階版本的 Google Meet (Google Meet 針對遠距教學推出 13 個新功能,開始陸續更新)。不過對於使用免費版或一般教育版 Google Meet 的朋友,就不一定有內建這樣的建立出席名單功能。今天這篇文章,要介紹的就是一款叫做:「 Google Meet Attendance List 」的 Chrome 擴充套件,他非常的簡單易用,完全不需設定,就能在視訊課程、會議結束後,全自動的建立一份可以掌握每個人出席時間的出席名單記錄表。其實有兩款名稱很類似的外掛,都可以建立...

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