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esor huang(異塵行者):一切在我電腦上發生的事,都將在此留下紀錄

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只需準備一本空白筆記本,讓年度計畫有效實現

這篇文章源自於最近常被問到的一個問題。接近年底,上時間管理相關課程時,總有學員問我,有沒有推薦什麼年度計畫的格式?當然,各式各樣的計畫格式是有的,但為什麼對有些人有效?對有些人無效呢?要做好年度計畫,其實只要一本空白筆記本就足夠了。在設計出任何時間表、看板、表格清單之前,其實年度計畫的本質,不外乎是:對於要解決什麼問題的思考對於要採取什麼方法(去解決問題)的拆解對於(解決問題)實踐過程的紀錄與修正而要掌握這些年度計畫的本質,其實可能連行事曆都還不需要,只要一頁一頁的空白筆記頁即可。或者說,一頁一頁的空白筆記頁,方便修改與調整,更適合年度計畫的本質。反而一開始如果太想做出漂亮的計畫格式,畫出漂亮時間軸、定義看似厲害的分類與提醒,很有可能最後就是一個好看的計畫,卻不一定是能夠推進的計畫。年度計畫,是一個問題意識的醞釀、測試與修正以前寫文章談到年度計畫,免不了會涉及怎麼做計畫,似乎計畫做得夠好,年度目標就能實現。於是年度計畫變成好像我需要在年底的這一刻,決定明年一整年的計畫一樣。但一個有效的新年目標,很可能只是需要把握住一個問題意識,讓這個問題意識在心中持續醞釀,在執行中保持測試,並不斷修正。有效的年度目標,其實是對要解決什麼問題的反覆思考...

Google 試算表儲存格變身進度條,追蹤任務完成度、習慣養成、記帳預算

上週整理了最近在企業內訓課程中分享的:「Google 試算表 13 個效率翻倍的表格整理工作技巧」,有讀者來信問了一個她的需求:「我用 Google 試算表整理許多正在進行中的任務,想要用一個簡單、易看的方式,在儲存格中,畫出每一個任務目前的完成度進度條,可以做到嗎?」這個需求,在 Google 試算表中可以利用「 SPARKLINE 」這個函式來設計完成。「 SPARKLINE 」的用途,是在儲存格中自動繪製折線圖、直條圖、進度條。而上述的專案進度條需求,就可以利用這個函式運算中的「"charttype","bar"」圖表類型來完成。接下來我簡單製作了三種案例:任務完成進度條、習慣養成達成率、每月預算/花費比例,來看看「 SPARKLINE 」中的「"charttype","bar"」,在儲存格中自動產生進度條,可以如何利用。(你可以複製我的案例範本:Google...

Google 試算表 13 個效率翻倍的表格整理工作技巧

最近因為企業內訓的需求,上了幾堂「 Google 試算表效率翻倍工作術」的課程,主要是帶大家練習在 Google 試算表中可以利用哪些功能,建立一套更高效率的表格整理、工作管理流程。其實, Google 試算表大多數的關鍵功能,和 Excel 並沒有太大不同,像是樞紐分析、巨集、大多數函式,熟悉 Excel 的朋友也能在 Google 試算表中使用,只是操作方式或功能名稱稍有不同。但是雲端協作的特性,也可以增加串聯不同資料時的方便性。既然已經為企業課程研究了常用的 Google 試算表功能與應用,就順便把我在電腦玩物寫過的相關教學,整理成一篇簡單目錄,也分享給各位讀者。2020/11/30 追加新技巧:Google 試算表儲存格變身進度條,追蹤任務完成度、習慣養成、記帳預算一,避免協作出錯,善用「保護儲存格」Google...

Screenity 教學影片錄影 Chrome 套件,完全免費、開源又有豐富功能

這麼多年來,如果我要快速錄製操作教學影片,最常使用的工具依然是:「Screencastify」,這是一款 Chrome 套件,付費後可開啟完整功能,包含了像是繪製註解、結合教學者前鏡頭影像等等,是我之前覺得最好用的教學影片錄製工具選擇。不過最近推出了一款全新的教學影片錄製工具:「 Screenity 」,也是一款 Chrome 套件,引起了我的注意。因為這款工具的開發者,製作出一份以 Chrome 套件為基礎的螢幕錄影、教學影片工具比較表「Comparison of Chrome Screen Recorders」,比較每款套件的功能,證明自己開發的「 Screenity 」是目前功能、特色最多的選擇。(我愛用的「Screencastify」雖名列前茅,但在這份比較表中,當然也輸給「 Screenity...

3W 資料收集法:整理我的資料庫、知識庫,不要變成垃圾場

從稍後閱讀到各種筆記、資料庫服務,可以儲存各種「感覺有用資料」的工具是很多的,但是很多工具用久了,資料愈來愈龐大,但卻開始感覺工具愈來愈難用:稍後閱讀儲存了一堆永遠不讀?剪貼網頁收集了一堆從沒使用?筆記日誌整理了卻還是難以找到?我自己早期使用這類工具,也會有這樣的問題,後來逐步修正自己的整理方法,到了現在,可以建立起一個「大量收集但用得到,簡單整理但找得到」的使用邏輯。這個方法如果跳脫特定數位工具的功能,可以歸納成「3W資料收集法」,是我在收集任何類型資料時,一定會做的三大關鍵步驟。Why 明確設定使用目的:如果隨便亂收集資料,那麼資料庫就會充滿無用但干擾的資料。但如果沒有當下收集,很多資料卻又會很難再找回來。於是問題在於:「如何判斷自己什麼時候需要收集這份資料呢?」第一個關鍵步驟是: Why...

Google Meet  分組討論室強大易用,可自訂計時器與請求協助

對於遠距教學、遠距會議來說,很難但又很需要實現的一個現場功能,就是「分組討論」,因為原本在大多數遠距視訊軟體中,內建這項「分組討論」功能的工具並不多。不過,需求也會造就功能的誕生,原本很陽春的 Google Meet ,也在今年趨勢下,推出許多新功能,而最新開放的功能就是「分組討論室(breakout rooms)」。嚴格來說,「分組討論室(breakout rooms)」在 Google Meet 推出已經有一對時間,但之前只開放給 G Suite Enterprise for Education 的用戶。但從今天開始,其他付費的 Google Workspace、 G Suite 用戶也都可以使用此項功能,包含:Workspace EssentialsWorkspace Business...

我的最新線上課:「高效能職場筆記法」推出,打造屬於你的工作筆記

你曾經被交辦任務,在筆記寫下任務名稱後,接下來完全不知道如何拆解嗎?你曾經寫了一大堆待辦清單,工作還是一團混亂,常常被說搞不清楚優先次序嗎?你曾經辛苦完成一個任務,交付給老闆客戶後,反而被說任務做得一蹋糊塗嗎?你曾經面對許多困難任務,壓力很大卻又完全不知道如何開始嗎?你曾經在會議中,來不及記筆記?記了一堆混亂筆記?最後感覺任務還是模糊不清嗎?你曾經要寫企劃筆記,看著空白筆記頁,卻一個字都寫不出來嗎?你曾經覺得筆記本上東記一點、西記一點,最後不知道如何整理筆記本嗎?你曾經覺得自己記了一大堆筆記內容,最後真正用到的卻很少?還常常找不到或遺漏嗎?上述問題,就是我最新的這堂「高效能職場筆記法」線上課程,要解決的問題。在這個 2021 年即將開始的時機,有最優惠的價格,以及最特別的回餽贈禮,透過這堂「高效能職場筆記法」(點擊連結,查看課程頁面),希望我們能一起來精研一套提升效率、解決問題的職場筆記系統。第一堂針對職場筆記,把混亂任務轉化成有價值行動的線上課:有許多朋友會跟我的課,上了我的「時間管理課程」、「...

[下班後時間管理] 發現看不見的隱性拖延,與 3 個破解方法

Business photo created by cookie_studio - www.freepik.com工作上被交付的任務、目標如果拖延了,雖然會有些焦慮,但這些拖延看得見,我們很明顯知道自己在拖延:可能是事情有困難,我們害怕失敗、沒信心、不確定自己是否做得好,所以開始拖延,也可能這件事情不喜歡、沒動力,所以開始拖延。也有些事情覺得可以拖延,當然能拖就拖,因為不知道不能再拖延。這些是看得見的拖延,知道自己在拖延什麼事情,起碼還有壓力,問題還好解決。要解決這類拖延,可以參考:「克服拖延不靠意志力,你需要這三個簡單可行技巧」。但是下班後、生活中,有些拖延看不見,不知不覺拖延的影響,卻比看得見的拖延更可怕。例如找不到目標,沒有人逼我開始,連可以有拖延壓力的事情都沒有,但時間依然不留情面的往前奔逝。或是有些夢想、興趣,覺得下班後總是沒有時間去做,但不知不覺人生已經過了大半。也可能拖延的是時間本身,在快速流逝的時間中,什麼都沒做,最後拖延了可以開始做些什麼的時間。看不見的隱性拖延,在沒有感覺中,侵蝕人生中的大多數時間,更吞食了那些下班後我們其實可以自我實現的時間。01. 把日常問題目標化現象與我們的慣性行動:當沒有老闆、客戶給我們工作...

Notion Timeline 時間軸功能,繪製專案進度甘特圖的 11 個技巧

當我們規劃一個專案的過程中,除了拆解出要執行的大大小小任務外,也想要在「一個時間軸」上,排出這些「任務需要的時間資源」,以及「什麼時候開始、什麼時候交付」的進度。這時候,可能除了單純的待辦清單,還會動用簡單或複雜的甘特圖工具來繪製進度圖表。而現在 Notion 這個專案、筆記、資料庫管理工具,也推出了屬於他的甘特圖功能。當然, Notion 上的甘特圖功能目前還是很簡單的版本,主要用來規劃時間進度,至於其他資源分配、任務依存關係等管理尚無法解決。所以 Notion 也將這個功能稱呼為「 Timeline 」,符合其目前功能的設定,主要是幫我們畫出專案中大大小小任務的時間進度圖。今天這篇文章,就來拆解一下 Notion Timeline 有哪些功能、技巧可以運用,可以用在什麼樣的案例上。01....

Google 相簿、文件無限免費空間將在 2021 年 6 月後取消!七大重點需知

Google 今天(2020/11/11)宣布了新的空間政策:「An update to storage policies across your Google Account」,以結論來看,對一般使用者最大的影響,就是在 2021 年 6 月後,將停止 Google 相簿、 Google 文件的「無限免費空間」服務,「之後上傳」的所有照片、影片或建立的 Google 文件,都將開始計算容量,納入免費帳戶 15 GB 或付費帳戶的空間中。Google 的說法,目前每日約有 430 萬 GB 的資料上傳到 Gmail、 Google 雲端硬碟、 Google 相簿等服務中。為了維持更好的空間儲存服務,當然需要一定的費用,所以決定在 2021 年 6 月之後,停止上述無限免費空間的服務。根據 Google...

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